Analisis Sistem Kearsipan Rekan Medis Rumah Sakit Usada Insani Tangerang Tahun 2006

aisyah;

ABSTRAK
Sistem kearsipan rekan medis merupakan salah satu komponen rekan medis yang harus mendapatkan perhatan yang lebih didalam pelaksanaanya . Apabila terdapat system masalah dalam system tersebut maka keberadaan berkas rekan medis sebagai dokumen pasien akan sulit di peroleh kembali pada waktu yang di butuh kan.Sehingga mengganggunya proses pelayanan yang di berikan kepada pasien dan pengembangan rekan medis rumah sakit sebagai suatu untuk meningkatkan kualitas pelayanan. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui memahami dan mempelajari system kearsipan rekan medis yang di jalankan di Rumah Sakit Usada Insani berikut dengan permasalahnya yang di hadapi, dengan fokus pengamatan pada proses penyimpanan, pengendalian dan penyusutan dan penghapusan berkas rekan medis. Desain penelitian yang di pakai adalah deskriptif kualitatif dengan metode cross sectional melalui pengkajian terhadap system yang sedang berjalan dengan cara pengamatan terhadap (observasi ) dan wawancara. Adapun informan penelitian adalah Kepala Unit dan Kepala Seksi rekan Medis serta 4 orang petugas rekan medis bagian pengolahan data. Analisis data di lakukan dengan menelah data yang di peroleh dari hasil pengamatan terhadap proses dan melakukan wawancara serta hasil dokumentasi unit rekan medis. Hasil penelitian menunjukan dari proses penyimpanan, penegendalian dan penyusutan serta penghapusan berkas rekan medis sudah berjalan dengan baik dan alur yang ada sudah cukup jelas. Namun masih terdapat beberapa masalah pada pelaksanaan system kearsipan rekan medis yaitu sistem penyimpanan adalah kondisi rak penyimpanan rekan medis rawat inap yang sudah tidak memadai, sedangkan dalam system pengendalian adalah penggunaan petunjuk keluar ( tracer ) yang tidak optimal karena tidak terdapat informasi mengenai identitas peminjaman berkas dan tidak kedisiplinan petugas dalam mengisi buku ekspedisi peminjaman dan rekan medis yang tidak tepat waktu, serta dalam system penyusutan dan penghapusan adalah belum adanya prosedur tetap yang mengatur tentang proses penyusutan dan penghausan berkas rekan medis. Berdasarkan hasil penelitian yang di peroleh,maka upaya penanggulangan yang harus di lakukan oleh Unit Rekan Medis adalah dengan memperluas ruanagan tempat penyimpanan berkas rekan medis terutama untuk berkas rawat ianap serta menambah jumlah rak agar keamanan dan kerahasiaan berkas rekan medis dapat terjaga kemudian unit rekan medis memberi teguran kepada unit-unit lain dalam hal pengisian buku ekspedisi harus lengkap serta pengembalian berkas rekan medis dengan tepat waktu.