Evaluasi Implementasi Pengelolaan Arsip Di Kementerian Badan Usaha Milik Negara

prof. dr. ch. suprapto, mm.; dr. sunarta, mm.;

Arsip merupakan hal yang penting dalam suatu organisasi, karena arsip merupakan bahan bukti resmi mengenai penyelenggaraan administrasi pemerintahan, dan kehidupan kebangsaan bangsa Indonesia dalam rangka usaha untuk meningkatkan daya guna dan tepat guna administrasi Aparatur Negara. Dalam penelitian ini Penulis akan melakukan penelitian di Kementerian BUMN, salahsatu instansi yang telah melaksanakan penyelenggaraan kearsipan. Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui, memahami, dan mengevaluasi bagaimana peninjauan jenis arsip yang tercipta di lingkungan Kementerian BUMN, bagaimana peninjauan implementasi pengelolaan Arsip di Kementerian BUMN mulai tahap penciptaan, penggunaan dan pemeliharaan sampai penyusutan arsip, bagaimana peninjauan sumber daya kearsipan serta sarana dan prasarana kearsipan yang digunakan apakah sudah sesuai ketentuan, bagaimana peninjauan terhadap penggunaan aplikasi Sistem Kearsipan Dinamis Terintegrasi (SRIKANDI) di Kementerian BUMN, bagaimana hambatan atau kesenjangan yang ditemukan dalam implementasi pengelolaan arsip di Kementerian BUMN, bagaimana peninjauan hasil pengawasan kearsipan terhadap ketercapaian hasil dan tindak lanjut dari implementasi pengelolaan Arsip di Kementerian BUMN.
Metode Penelitian yang digunakan yaitu Metode penelitian kualitatif dengan menggunakan Discrepancy Evaluation Model (DEM), dengan teknik pengumpulan data yaitu observasi langsung, wawancara dan analisis dokumen. Penggunaan model evaluasi tersebut dipilih untuk meneliti adanya kesenjangan antara standar dengan pelaksanaan di lapangan.
Hasil penelitian bahwa implementasi pengelolaan arsip di Kementerian BUMN sesuai ketentuan, namun ditemukan kesenjangan terkait SDM Kearsipan belum memadai, SOP Alihmedia Arsip belum terpenuhi, penggunaan aplikasi SRIKANDI belum maksimal, substansi arsip berada di lebih satu Unit Pengolah dan pemusnahan arsip memerlukan durasi yang lama. Untuk hasil pengawasan kearsipan yang telah dilakukan perlu ditingkatkan dan melengkapi catatan yang perlu diperbaiki, agar implementasi pengelolaan arsip di Kementerian BUMN dapat berjalan lebih baik. Rekomendasi penelitian, agar menjalin kerjasama yang baik antara Unit Pengolah dan Unit Kearsipan merupakan kunci sukses dalam implementasi pengelolaan arsip.