Pengelolaan Kearsipan Dinamis Inaktif Menggunakan Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada Biro Tata Usaha Bagian Arsip Kementerian Sekretariat Negera Republik Indonesia

ahda salsabililla; dra. hj. sri giyanti, mm;

Ahda Salsabililla. NIM: 1601085092. “Pengelolaan Kearsipan Dinamis Inaktif Menggunakan Sistem Informasi Manajemen Arsip Pada Biro Tata Usaha Bagian Arsip Kementerian Sekretariat Negera Republik Indonesia”. Skripsi. Jakarta: Program Studi Pendidikan Ekonomi Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Muhammadiyah Prof. DR. HAMKA, 2020.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui tahap pengelolaan arsip dinamis inaktif pada Biro Tata Usaha Bagian Arsip Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yang terdiri dari pemeliharaan arsip dinamis inaktif, penggunaan arsip dinamis inaktif, dan penyusutan arsip dinamis inaktif. Penelitian ini menggunakan metode penelitian kualitatif bersifat deskriptif. Infroman yang dipilih berjumlah 3 (tiga) orang, terdiri dari Ibu Irma Selaku Kepala Sub Bagian Penyusutan, Ibu Risca selaku Arsiparis Ahli Muda, dan Bapak Mega Rizki Wijaya selaku Arsiparis Mahir. Teknik pengumpulan data yang digunakan adalah dengan observasi partisipatif, wawancara terstruktur, dan dokumentasi, kemudian data tersebut dianalisis kembali menggunakan triangulasi sumber dan triangulasi teknik.
Hasil yang diperoleh dari penelitian ini bahwa pemeliharaan arsip dinamis inaktif dilakukan penataan arsip atau pengaturan fisik dan pemeriksaan kelengkapan arsip dengan menyusun daftar arsip inaktif, setelah itu arsip inaktif disimpan di ruang penyimpanan setelah Arsip Inaktif dipindahkan dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan I. Pada penggunaan arsip dinamis inaktif di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dapat diakses secara offline atau manual menggunakan lembar peminjaman arsip dan online menggunakan aplikasi Sistem Informasi Manajemen Arsip (SIM Arsip). Kemudian penyusutan arsip dinamis inaktif dilakukan dengan tahap pemindahan arsip inaktif dari unit pengolah/unit kerja ke unit kearsipan I untuk mengurangi volume arsip yang ada di unit pengolah/unit kerja. Pemindahan arsip inaktif berpedoman sesuai Jadwal Retensi Arsip (JRA), dalam JRA juga terdapat ketentuan apakah arsip tersebut akan dinilai kembali, dimusnahakan, atau dipermanenkan. Pemusnahan arsip di lingkungan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia dilakukan oleh pihak ke-3 dengan cara dicacah. Penyerahan arsip dilakukan pada arsip dengan nilai guna kesejarahan atau arsip statis yang diserahkan oleh Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia kepada Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).