"Pengelolaan Arsip Vital Studi Kasus Kantor Arsip Universitas Indonesia"

marwini; prof. dr. h. abdul madjid latief, mm. m.pd; supriansyah, m.pd;

ABSTRAK
IRMA FAJRIANI LASAMBOUW. Pengelolaan Arsip Vital : Studi Kasus Kantor Arsip Universitas Indonesia. Skripsi. Jakarta: Program Studi Pendidikan Ekonomi, Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Muhammadiyah Prof. DR. HAMKA, 2017.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui bagaimana pengelolaan arsip vital di Kantor Arsip Universitas Indonesia yang meliputi tahap transfer arsip vital, tahap pengendalian arsip vital, tahap pelestarian arsip vital dan tahap pengamanan arsip vital di Gedung Eks, Perpustakaan lantai 4 (empat), Kampus Universitas Indonesia, Depok 16424, Indonesia. Penelitian ini menggunakan metode penelitian studi kasus sedangkan pendekatan yang digunakan adalah kualitatif. Metode pengumpulan data yang digunakan yaitu observasi, wawancara dan dokumentasi. Kemudian data tersebut dianalisis kembali dengan metode triangulasi sumber, triangulasi teknik. Berdasarkan hasil penelitian, diketahui bahwa transfer arsip vital dilakukan berdasarkan Surat Keputusan Rektor Universitas Indonesia dan kegiatan yang dilakukan dalam tahap transfer arsip adalah kegiatan identifikasi arsip vital dan klasifikasi arsip vital oleh tim arsiparis. Pencatatan arsip vital dilakukan dengan berpedoman kepada Norma, Standar Prosedur dan Kriteria (NSPK) Kearsipan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA). Kantor Arsip juga melakukan pembinaan etos kerja pegawai dan pembuatan target kerja arsiparis agar kegiatan pencatatan lebih efektif dan efisien. Digitalisasi dilakukan untuk penemuan kembali arsip, sebagai bentuk metode penyelamatan arsip serta sebagai publikasi kearsipan. Pelestarian arsip vital di Kantor Arsip Universitas Indonesia meliputi penyimpanan, pemeliharaan dan pemulihan arsip vital. Penyimpanan arsip vital di kantor arsip mengacu pada NSPK dan POB Kearsipan kantor arsip serta pada Perka ANRI no 49 tahun 2015 tentang prosedur program arsip vital. Pihak yang bertugas dalam melakukan pemeliharaan arsip vital adalah arsiparis yang ditugaskan khususnya dan seluruh pegawai pada umumnya. Kegiatan pemulihan arsip di kantor arsip Universitas Indonesia belum pernah dilakukan karena belum terdapat dan belum ditemukannya arsip vital yang memerlukan pemulihan khusus. Dalam melakukan pengamanan arsip, tenaga pengelola mendapat otoritas akses terbatas sesuai bidang unit pekerjaan. Teknologi yang diterapkan di kantor arsip dalam melakukan pengamanan arsip mengacu pada Standar Teknologi Sistem dan Teknologi Informasi. Teknologi yang baik sangat diperlukan di kantor arsip Universitas Indonesia untuk menjamin terpeliharanya arsip dengan menunjang aksesbilitas yang aman.