Penyusutan Arsip Berdasarkan Jadwal Retensi Arsip Pada Unit Kearsipan I Dan II Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN Kementerian Luar Nergeri Di Jakarta Pusat

eko nugroho; prof. dr. h. abdul madjid latief, mm. m.pd; trisni handayani, m.pd;

Ita Rosita. Penyusutan Arsip Berdasaran Jadwal Retensi Arsip pada Unit Kearsipan I dan Unit Kearsipan II Sekretariat Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN Kementerian Luar Negeri RI Jakarta Pusat. Skripsi. Jakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan, Universitas Muhammadiyah Prof. DR. HAMKA, 2016.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui proses penyusutan arsip dari mulai pemindahan arsip, pemusnahan arsip, dan penyerahan arsip di Kementerian Luar Negeri RI Jakarta Pusat. Jumlah informan pada penelitian ini sebanyak 3 orang terdiri dari Kasubbag arsip dan dokumentasi, arsiparis unit kearsipan I dan arsiparis unit kearsipan II, ke 3 informan tersebut adalah orang yang tahu dan ahli dibidang kearsipan. Metode yang digunakan adalah dengan kualitatif yang bersifat Deskriptif. Sampel penelitian menggunakan purposive sampling. Berdasarkan hasil penelitian, bahwa penyusutan arsip di Kementerian Luar Negeri RI Jakarta Pusat sesuai dengan keputusan menteri Luar Negeri RI Nomor: SK.03/A/OT/V/2004/01 tentang pedoman teknis penyuustan dan jadwal retensi arsip tahun 2004. Berdasarkan hasil temuan penelitian pemindahan arsip sudah baik karena dilaksanakan dengan melihat volume arsip. Proses pemindahannya melalui beberapa tahapan. Tahapan tersebut dilaksanakan sesuai dengan Standar Operasional Prosedur (SOP) yang telah dikeluarkan oleh Sekretaris Direktorat Jenderal Kerja Sama ASEAN. Pemusnsahan arsip di Unit Kearsipan I Kementerian Luar Negeri RI sudah cukup baik karena dilaksanakan satu tahun sekali. Pemusnahannya dilakukan dengan cara dibuat bubur kertas (pulp) yang bekerja sama dengan pihak ketiga, Penyerahan Arsip di Unit Kearsipan I Kementerian Luar Negeri RI sudah cukup baik. Penyerahan dilaksanakan setelah mendapatkan Undangan Rapat Koordinasi (Rakor) Akuisisi dari ANRI. Hambatan-hambatan yang ditemui adalah sumber daya manusia itu sendiri yang masih kurang paham mengenai kearsipan, juga tidak adanya SOP Pemindahan yang dikeluarkan langsung Oleh Kepala Unit Kearsipan I. Upaya yang dilakukan untuk mengatasi hambatan-hambatan tersebut adalah Kepala Unit Kearsipan I membuatkan SOP Pemindahan agar Seluruh Unit Kearsipan II mempunyai SOP yang sama untuk melaksanakan pemindahan serta memberikan DIKLAT kepada sumber daya manusia agar paham mengenai kearsipan.