Penerapan Arsip Elektronik Melalui E-office Persuratan

dewi indriani jusuf; dra. hj. sri astuti m.pd; moh. supendi m.pd;

Ana Fauziah. NIM: 1201105005. Penerapan Arsip Elektronik melalui E-Office Persuratan pada Badan Kepegawaian Negara. Skripsi. Jakarta: Program Studi Pendidikan Ekonomi. Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan. Universitas Muhammadiyah Prof. DR. HAMKA, 2016.
Penelitian ini bertujuan : untuk mengetahui penerapan arsip elektronik menggunakan aplikasi e-office berdasarkan kegiatan pengolahan data, pemilihan metode, media alat dan kegiatan evaluasi di bagian persuratan Badan Kepegawaian Negara, sebagai lembaga non kementerian Indonesia yang bertugas melaksanakan tugas Pemerintahan di bidang manajemen kepegawaian. Metode yang digunakan ialah metode kualitatif dengan pendekatan deskriptif. Teknik pengumpulan data dengan cara observasi, wawancara, dokumentasi dan triangulasi teknik dengan memilih sample purposive sampling, sedangkan teknik analisis data antara lain: reduksi data, display data, dan verifikasi data. Berdasarkan hasil penelitian, Kegiatan pengolahan data yang dilaksanakan di Biro Umum Persuratan meliputi memindahkan dokumen yang dilakukan enam tahapan yaitu penerimaan surat, penyortiran, pencatatan, scanning surat, pencatatan pada e-office dan proses distribusi. Menyimpan dokumen dilakukan dengan dua jenis penyimpanan tertulis kedalam buku agenda dan pencatatan kedalam aplikasi e-office, kegiatan mengindeks dokumen yang menggunakan empat jenis sistem indeks surat yaitu sistem indeks abjad, sistem indeks wilayah, dan sistem indeks subyek/perihal. Kegiatan mengontrol akses dalam mengakses e-office dilihat dari kemampuan SDM, kemampuan komputer dan kualitas jaringan. Pemilihan metode dalam kegiatan persuratan dilakukan dengan penginputan dokumen dari manual ke elektronik dan pencarian dokumen. Penggunaan alat yang berfungsi sebagai kegiatan utama pemilihan perangkat hardware dan software. Dan kegiatan evaluasi yang berfungsi untuk melihat sejauh mana berkembangan aplikasi tersebut digunakan, kegiatan evaluasi meliputi tahapan editing meneliti kelengkapan pencatatan dalam aplikasi e-office dan meneliti berkas tambahan atau lampiran yang ada dan kegiatan terakhir yaitu pemusnahan di biro umum persuratan mempunyai pedoman penghapusan arsip yang digunakan berupa peraturan Badan Kepegawaian Negara dengan ANRI UU No. 8 Tahun 2012 dan Nomor 15 Tahun 2012. Jadi, Penggunaan aplikasi e-office di Biro Umum Persuratan pada Badan Kepegawaian Negara sudah menerapkan dengan baik dan sesuai dengan buku panduan yang ada.
Kata Kunci : Arsip Elektronik, Kegiatan Pengolahan Data, Metode, Alat dan Kegiatan Evaluasi
Penerapan Arsip