PROSEDUR PENGURUSAN DAN PENGENDALIAN SURAT PADA BAGIAN PERSURATAN, BIRO TATA USAHA DAN HUBUNGAN MASYARAKAT KEMENTERIAN SEKRETARIAT NEGARA REPUBLIK INDONESIA

farika agusti; onny fitriana s, m.pd; trisni handayani, m.pd;

SITI SOFIAH. NIM: 1001105060. Prosedur Pengurusan dan Pengendalian Surat pada Bagian Persuratan, Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Skripsi. Jakarta: Fakultas Keguruan dan Ilmu Pendidikan Universitas Muhammadiyah Prof. DR. HAMKA, 2014.
Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui prosedur pengurusan dan pengendalian surat yang diterapkan di Bagian Persuratan, Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yang meliputi surat masuk dan surat keluar. Kegiatan pengurusan dan pengendalian surat masuk yang meliputi penerimaan, penyortiran, pencatatan, pengarahan dan penyampaian, sedangkan kegiatan surat keluar yang meliputi pembuatan konsep, pengetikan, pelipatan dan penyampulan, pembubuhan alamat, pencatatan, penyimpanan dan pengiriman. Dalam prosedur yang sistematis tersebut diharapkan dapat menangani surat masuk maupun surat keluar secara efektif, cepat dan tepat. Hasilnya juga diharapkan surat dapat secepatnya dan sesegera mungkin ditangani sampai kepada yang berhak menerima dan yang menangani. Penelitian ini merupakan studi lapangan dengan menggunakan pendekatan kualitatif. Subjek dari penelitian ini terdiri dari Kepala Bagian Persuratan dan Reproduksi, Kepala Subbagian Persuratan, beserta para staf Bagian Persuratan Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia. Data-data yang dikumpulkan melalui pengamatan atau observasi partisipatif, wawancara mendalam dan dokumentasi. Kemudian data-data tersebut dianalisis dengan menggunakan metode analisis data model Milles dan Huberman.
Hasil pengamatan yang dilakukan oleh peneliti dalam prosedur dan pengendalian surat yang dilakukan oleh Bagian Persuratan, Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat Kementerian Sekretariat Negara Republik Indonesia yaitu kegiatan pengurusan dan pengendalian surat masuk yang meliputi penerimaan, penyortiran, pencatatan, pengarahan dan penyampaian, sedangkan kegiatan surat keluar adalah pembuatan konsep, pengetikan, pelipatan dan penyampulan, pembubuhan alamat, pencatatan, penyimpanan dan pengiriman. Dalam prosedur pengurusan dan pengendalian surat yang telah diterapkan peneliti mengamati dan menilai bahwa prosedur pengurusan dan pengendalian surat yang diterapkan oleh Kementerian Sekretariat Negara sudah efektif dikarenakan penggunaan aplikasi SPDE yang di gunakan untuk membantu kegiatan pengurusan dan pengendalian surat.
Setelah melakukan observasi langsung pada Bagian Persuratan, Biro Tata Usaha dan Hubungan Masyarakat Kementerian Sekretariat Negara maka peneliti memberikan saran agar pihak Kementerian Sekretariat Negara juga memakai dan memiliki prosedur pengurusan dan pengendalian surat elektronik/email, karena penggunaan email sudah berkembang diharapkan penggunaan dan pembuatan prosedur pengurusan dan pengendalian email dapat dilaksanakan untuk menjawab tantangan perkembangan zaman.