PROSEDUR PENGELOLAAN SURAT PADA DINAS KOMUNIKASI INFORMATIKA DAN KEHUMASAN DKI JAKARTA

siti hodijah; prof. dr. h. abdul madjid latief, mm., m.pd; trisni handayani, m.pd;

ABSTRAK
RIYANA ISKHAMANA UMRIY. NIM : 1001105055. Prosedur Pengelolaan Surat Pada Dinas Komunikasi, Infromatika, dan Kehumasan DKI Jakarta. SKRIPSI. Jakarta : FKIP Universitas Muhammadiyah Prof. DR. HAMKA, 2014.
Penelitian bertujuan untuk mengetahui prosedur pengelolaan surat yang diterapkan di Dinas Komunikasi, Informatika, dan Kehumasan DKI Jakarta, yang meliputi pengelolaan surat, prosedur yang digunakan, dan perlengkapan. Prosedur pengelolaan surat tersebut diharapkan dapat menghasilkan efektifitas seorang sekretaris dalam melakukan prosedur pengelolaan surat. Hasilnya diharapkan dapat memberikan kontribusi bagi penyempurnaan dan pengembangan pengelolaan surat tersebut.
Penelitian ini adalah studi kasus dengan menggunakan pendekatan kualitatif deskriptif. Informan penelitian ini terdiri dari Staff Subbagian Umum dan Petugas Persuratan. Data yang dikumpulkan melalui observasi, wawancara, dan dokumentasi. Kemudian data tersebut di analisis dengan menggunakan metode analisis data model Huberman.
Hasil penelitian menunjukkan bahwa, prosedur pengelolaan surat meliputi pengelolaan surat masuk dan surat keluar. Prosedur pengelolaan surat masuk meliputi : menerima surat, menyortir surat, membuka surat, membubuhkan tanggal dan nomer surat, mencatat surat, menggandakan surat, mengarahkan surat, mengirim surat, dan menyimpan surat. Sedangkan untuk prosedur pengelolaan surat keluar meliputi : pembuatan konsep surat, pengetikan konsep surat, persetujuan konsep surat, penandatanganan surat, pemberian nomer surat, pemberian cap, pencatatn surat, pelipatan surat, penyampulan surat, pengiriman surat, dan penyimpanan surat. Prosedur yang digunakan dalam pengelolaan surat adalah prosedur pengelolaan tata naskah, yang berpedoman pada Peraturan Gubernur. Dan peralatan kantor yang digunakan meliputi : buku agenda kembar, buku eskpedisi, lembar pengantar, lembar disposisi, ordner, filling cabinet, mesin fotocopy, komputer, printer, kertas, faximile, pulpen, pemotong kertas, spidol, stempel cap dinas, perforator, streples, stepler, amplop, dan tipe-x.