Manajemen Kearsipan (Studi Kasus di Institut Pembina Rohani Islam Jakarta (IPRIJA))

kiki meilina putri; prof. dr. h. abdul madjid latief, mm. m.pd; dr. hj. sri astuti, m.pd;

Penelitian ini bertujuan untuk mengetahui peranan manajemen kearsipan yang ada di Institut Pembina Rohani Islam Jakarta (IPRIJA). Penulis memilih judul ini dengan alasan mudah dilaksanakan dan terjangkau tempatnya. Penelitian ini berlokasi di Jalan Kelapa Dua Wetan, Ciracas Jakarta Timur.. Disebabkan kendala yang peneliti hadapi, penelitian ini di lakukan selama dua periode yaitu periode I (2010-2011) dan periode II (2011-2012). Metode penelitian yang di gunakan adalah metode kualitatif deskriptif dengan pendekatan fakta lapangan. Tekhnik pengumpulan data yang digunakan adalah observasi, interview dan dokumentasi. Untuk mengetahui variabel mandiri atau lebih yang ada didalam manajemen kearsipan adalah dengan membuat pertanyaan terbuka kepada pihak kepala bidang kearsipan bersangkutan Institut Pembina Rohani Islam Jakarta (IPRIJA). Berdasarkan hasil penelitian di Institut Pembina Rohani Islam Jakarta
(IPRIJA) diketahui, 1) Fungsi dari manajemen (perencanaan, organisasi, directing motivasi, pengkordinasian, pengawasan, laporan, dan anggaran) sudah memiliki aturan dan terlaksana dengan baik. 2) Kepengurusan surat masuk dan surat keluar sudah sangat terstruktur dan terarah, namun didalam pencatatan surat masuk dan surat keluar belum diadakan rekapitulasi penghitungan surat setiap bulannya. 3) enyimpanan arsip yang dilakukan di IPRIJA memilih memakai sistem pokok permasalahan atau sistem subjek, hal ini dilakukan untuk mempermudah dalam pencarian data. 4) Didalam perlindungan dan pemeliharaan arsip dapat dilakukan dengan merapihkan arsip serta membersihkan tempat penyimpanannya, namun didalam perlindungannya arsip dilakukan dengan cara penyemprotan tempattempat penyimpanan arsip dengan racun serangga dan perbaikan juga dilakukan, namun hanya pada arsip-arsip yang tingkat kerusakannya parah langsung dimusnahkan. 5) Proses peminjaman arsip dilakukan dengan dua proses yaitu, mencatat nama didaftar buku pinjaman dan penggandaan arsip. Kesimpulan dari data yang diperoleh adalah bahwa manajemen kearsipan di Institut Pembina Rohani Islam Jakarta (IPRIJA) merupakan suatu manajemen kearsipan terkonsep dimana kegiatan-kegiatan administrasi yaitu menghimpun, mengelola, memberikan pelayanan serta terlibat didalam kepengurusan arsip-arsip yang ada di lembaga ini berjalan sesuai prosedur dan buku pedoman yang telah ibakukan. Dari penjabaran tersebut dapat dikatakan bahwa kegiatan kearsipan di institut Pembina Rohani Islam Jakarta (IPRIJA) tidak dapat dipisahkan dari manajemen yang dimana arsip merupakan unsur penting yang ada di dalam sebuah organisasi.